Casos curtos
Todos os casos curtos das últimas implantações, na ordem em que foram encerrados.
O que chegou, o que foi feito e o que ficou na casa
Casos recentes, publicados com o aval de cada empresa e sem nome de loja, a pedido delas.
O caixa do dia era fechado em caderno e digitado no fim da semana.
O que fizemos. Trocamos o caderno por uma tela única de fechamento e mudamos a conferência para o dia seguinte.
O que ficou. Rotina diária de dez minutos e conciliação do mês pronta no dia 4.
Frete e quebra entravam em «despesas gerais» e ninguém sabia o tamanho.
O que fizemos. Criamos conta separada para cada um e amarramos ao romaneio da entrega.
O que ficou. Relatório mensal mostrando as duas linhas em separado, por rota.
A ficha de custo tinha só o preço da nota do fornecedor.
O que fizemos. Somamos frete, embalagem e a taxa que fica no cartão à ficha de cada família.
O que ficou. Planilha de custo revisada por compras toda vez que muda a tabela.
O orçamento do ano existia na cabeça do dono.
O que fizemos. Escrevemos o orçamento por centro de custo e marcamos revisão trimestral.
O que ficou. Uma folha por trimestre, comparando o combinado com o que aconteceu.
Dois sistemas diferentes, dois totais diferentes, nenhuma explicação.
O que fizemos. Definimos qual dos dois é a fonte oficial de cada linha e desligamos a duplicidade.
O que ficou. Um número só por assunto, com a origem anotada ao lado.
Pagamento a fornecedor saía sem calendário e atropelava o caixa.
O que fizemos. Montamos a agenda semanal de pagamento e a projeção de fluxo de caixa de doze semanas.
O que ficou. Agenda fixa às terças e a projeção atualizada por quem paga.
Estoque parado não aparecia em lugar nenhum.
O que fizemos. Incluímos no relatório a idade do estoque por família, em quatro faixas.
O que ficou. Uma página do relatório dedicada ao que não gira há mais de seis meses.
A reunião de sócios começava discutindo se o número estava certo.
O que fizemos. Passamos a fechar o mês com data marcada e a distribuir o relatório antes.
O que ficou. Reunião de uma hora que começa pela pergunta, não pela conferência.
As seis perguntas que abrem quase toda primeira conversa
Respostas diretas, sem prometer nada que dependa do que acontece na loja.
Vocês trocam o nosso sistema?
Não. Trabalhamos com o que está instalado, inclusive quando é antigo. Se em algum momento a ferramenta virar o gargalo, dizemos qual parte trava e deixamos a escolha com você — sem indicação comprada de ninguém.
Quem faz o lançamento depois que vocês saem?
A sua equipe, como já fazia. A diferença é o regulamento escrito e o treinamento das duas pessoas que digitam.
Precisamos contratar alguém?
Em geral não. Na maioria das casas o problema é ordem, não gente: as mesmas duas pessoas dão conta quando a rotina tem dia marcado.
Nosso contador já não faz isso?
O escritório contábil cuida da obrigação fiscal, com prazo e formato próprios. O que montamos é o controle interno de gestão, que fala outra língua e serve para a decisão da semana.
E se o histórico estiver bagunçado?
Começamos do mês corrente e arrumamos o passado só até onde ele muda a leitura de hoje. Reconstruir três anos custa caro e serve pouco.
Quanto tempo a minha equipe perde nisso?
Na implantação, cerca de quatro horas por semana somando todo mundo. Depois, dez minutos por dia no fechamento e uma hora por mês na leitura.
Conte como os números chegam até você hoje
Na primeira conversa olhamos o que existe e dizemos, sem rodeio, o que dá para arrumar em seis semanas e o que fica para depois.