O que fica com você
O que permanece na empresa depois que a implantação termina.
O plano de contas em uma folha
Impresso, com o nome que a sua equipe usa, e o arquivo de importação do sistema junto.
O regulamento de lançamento
Quatro páginas dizendo quem registra, com qual documento e em quantos dias.
O calendário de fechamento
Datas do mês inteiro em uma folha A3, colada na parede da sala do escritório.
A ficha de custo das famílias
Planilha aberta, com a fórmula à mostra, que compras atualiza quando a tabela do fornecedor muda.
O modelo de relatório
Arquivo pronto, com os indicadores que a sua reunião usa e espaço para o comentário do mês.
A lista de pendências
O que ficou aberto, com responsável e data, para a próxima conversa não começar do zero.
Antes de mexer em qualquer planilha, descobrimos de onde vem cada número
A primeira semana é de leitura. Abrimos o que existe, perguntamos quem digita o quê e anotamos em que momento do mês cada informação aparece. Só depois disso se decide o que muda.
Quem lança e quando
Sentamos com quem digita nota de entrada, quem fecha o caixa do dia e quem paga fornecedor. Sai um mapa de uma folha com nome, tarefa e dia do mês.
De onde sai cada valor
Sistema da frente de loja, extrato do banco, arquivo da maquininha e a caderneta do depósito. Marcamos qual deles é a fonte oficial de cada linha.
O plano de contas em uma folha
Reescrevemos as contas com nomes que o balconista entende. Se uma conta precisa de explicação, ela vira duas ou some.
O que está sem dono
Frete, embalagem, quebra de estoque e taxa de cartão costumam entrar em «diversos». Cada um ganha conta própria e alguém responsável.
O calendário do mês
Datas fixas: conciliação até o dia 5, custo revisto até o 10, relatório na mesa no 15. Fica em papel, na parede da sala.
A conversa de leitura
Uma hora por mês lendo o relatório junto. Nem sempre muda alguma coisa; muda sempre a pergunta da vez seguinte.
O que chegou, o que foi feito e o que ficou na casa
Casos recentes, publicados com o aval de cada empresa e sem nome de loja, a pedido delas.
O orçamento do ano existia na cabeça do dono.
O que fizemos. Escrevemos o orçamento por centro de custo e marcamos revisão trimestral.
O que ficou. Uma folha por trimestre, comparando o combinado com o que aconteceu.
Dois sistemas diferentes, dois totais diferentes, nenhuma explicação.
O que fizemos. Definimos qual dos dois é a fonte oficial de cada linha e desligamos a duplicidade.
O que ficou. Um número só por assunto, com a origem anotada ao lado.
Pagamento a fornecedor saía sem calendário e atropelava o caixa.
O que fizemos. Montamos a agenda semanal de pagamento e a projeção de fluxo de caixa de doze semanas.
O que ficou. Agenda fixa às terças e a projeção atualizada por quem paga.
Conte como os números chegam até você hoje
Na primeira conversa olhamos o que existe e dizemos, sem rodeio, o que dá para arrumar em seis semanas e o que fica para depois.