Quem somos, desde quando e o que fazemos
A Organiva é uma consultoria financeira com escritório em Rio de Janeiro — RJ. Somos dez pessoas e cuidamos da parte de números de empresas de comércio; o trabalho é feito junto com a equipe do cliente, nas ferramentas que ela já usa.
A Organiva foi aberta em 2014 por dois contadores que trabalhavam em escritório fiscal e queriam cuidar da outra metade do assunto: a que serve para a direção decidir. Hoje somos dez pessoas, entre analistas de fechamento, quem conduz as reuniões de leitura e a coordenação.
Atendemos comércio — lojas de material de construção, supermercados de bairro, distribuidoras de bebidas, lojas de departamento — com 10 a 120 funcionários, em Rio de Janeiro e na Baixada Fluminense. Trabalhamos dentro do sistema que a empresa já usa: não vendemos software e não temos comissão de fornecedor.
O contrato diz quantos fechamentos por mês, quais relatórios, o dia em que cada um fica pronto e quem participa das reuniões. A ordem é fixa: primeiro a rotina de lançamento e a conciliação, depois custo e orçamento, e só então o relatório mensal. Cada entrega tem um responsável nomeado dos dois lados.
O que não fazemos: contabilidade fiscal, folha de pagamento, entrega de obrigações à Receita Federal, auditoria independente, abertura de empresa e consultoria tributária. Não movimentamos conta bancária do cliente e não aprovamos pagamento: quem paga é a empresa, pelo calendário que montamos junto.
Fonte única por assunto
Dois sistemas com o mesmo total viram discussão. Um deles é a fonte, o outro é consulta.
Dia marcado vale mais que ferramenta nova
Rotina com data na parede sobrevive à troca de sistema e à troca de gente.
Conta que precisa de explicação não serve
Se o balconista não entende o nome da conta, o lançamento vai para «diversos».
Escopo e datas no contrato
Quantos fechamentos, quais relatórios e em que dia cada um fica pronto ficam escritos antes de começar.
Antes de mexer em qualquer planilha, descobrimos de onde vem cada número
A primeira semana é de leitura. Abrimos o que existe, perguntamos quem digita o quê e anotamos em que momento do mês cada informação aparece. Só depois disso se decide o que muda.
Quem lança e quando
Sentamos com quem digita nota de entrada, quem fecha o caixa do dia e quem paga fornecedor. Sai um mapa de uma folha com nome, tarefa e dia do mês.
De onde sai cada valor
Sistema da frente de loja, extrato do banco, arquivo da maquininha e a caderneta do depósito. Marcamos qual deles é a fonte oficial de cada linha.
O plano de contas em uma folha
Reescrevemos as contas com nomes que o balconista entende. Se uma conta precisa de explicação, ela vira duas ou some.
O que está sem dono
Frete, embalagem, quebra de estoque e taxa de cartão costumam entrar em «diversos». Cada um ganha conta própria e alguém responsável.
O calendário do mês
Datas fixas: conciliação até o dia 5, custo revisto até o 10, relatório na mesa no 15. Fica em papel, na parede da sala.
A conversa de leitura
Uma hora por mês lendo o relatório junto. Nem sempre muda alguma coisa; muda sempre a pergunta da vez seguinte.
O que chegou, o que foi feito e o que ficou na casa
Casos recentes, publicados com o aval de cada empresa e sem nome de loja, a pedido delas.
O caixa do dia era fechado em caderno e digitado no fim da semana.
O que fizemos. Trocamos o caderno por uma tela única de fechamento e mudamos a conferência para o dia seguinte.
O que ficou. Rotina diária de dez minutos e conciliação do mês pronta no dia 4.
Frete e quebra entravam em «despesas gerais» e ninguém sabia o tamanho.
O que fizemos. Criamos conta separada para cada um e amarramos ao romaneio da entrega.
O que ficou. Relatório mensal mostrando as duas linhas em separado, por rota.
A ficha de custo tinha só o preço da nota do fornecedor.
O que fizemos. Somamos frete, embalagem e a taxa que fica no cartão à ficha de cada família.
O que ficou. Planilha de custo revisada por compras toda vez que muda a tabela.
Conte como os números chegam até você hoje
Na primeira conversa olhamos o que existe e dizemos, sem rodeio, o que dá para arrumar em seis semanas e o que fica para depois.