Consultoria financeira para o comércio em Rio de Janeiro
Somos uma consultoria financeira. Atendemos lojas, supermercados e distribuidoras de 10 a 120 funcionários e prestamos cinco serviços: contabilidade gerencial, orçamento e plano-realizado, custo e formação de preço, tesouraria e calendário de pagamentos, e fechamento do mês com relatórios. Não somos escritório de contabilidade fiscal: cuidamos dos números que a direção usa para decidir.
- Cinco serviços de consultoria financeira
- Empresas de 10 a 120 funcionários
- Trabalho feito nas ferramentas da casa
Os cinco serviços da casa
Cada serviço tem escopo escrito, entrega com data no mês e um responsável nomeado dos dois lados. Contratados juntos ou um de cada vez.
Contabilidade gerencial
Plano de contas e centros de custo desenhados com a sua equipe, regulamento escrito de quem lança o quê e em que prazo, e conciliação de banco, cartão e fornecedor fechada todo mês na mesma data.
Orçamento e plano-realizado
Orçamento do ano por centro de custo, montado em quatro reuniões com os responsáveis de cada área, e a comparação mensal entre o previsto e o realizado, com a explicação escrita de cada diferença.
Custo e formação de preço
Ficha de custo por família de produto, com frete, embalagem, perda e taxa de cartão dentro dela, e a planilha de formação de preço que o balcão passa a usar, com a regra de desconto por faixa.
Tesouraria e calendário de pagamentos
Calendário de pagamentos e recebimentos das próximas doze semanas, regra de aprovação por faixa e alçada, e a projeção de fluxo de caixa revista toda segunda-feira com quem responde pelo caixa.
Fechamento do mês e relatórios
Roteiro de fechamento com data para cada tarefa, relatório mensal curto que se lê em vinte minutos e a reunião de leitura de uma hora com a direção, com ata no mesmo dia.
Antes de mexer em qualquer planilha, descobrimos de onde vem cada número
A primeira semana é de leitura. Abrimos o que existe, perguntamos quem digita o quê e anotamos em que momento do mês cada informação aparece. Só depois disso se decide o que muda.
Quem lança e quando
Sentamos com quem digita nota de entrada, quem fecha o caixa do dia e quem paga fornecedor. Sai um mapa de uma folha com nome, tarefa e dia do mês.
De onde sai cada valor
Sistema da frente de loja, extrato do banco, arquivo da maquininha e a caderneta do depósito. Marcamos qual deles é a fonte oficial de cada linha.
O plano de contas em uma folha
Reescrevemos as contas com nomes que o balconista entende. Se uma conta precisa de explicação, ela vira duas ou some.
O que está sem dono
Frete, embalagem, quebra de estoque e taxa de cartão costumam entrar em «diversos». Cada um ganha conta própria e alguém responsável.
O calendário do mês
Datas fixas: conciliação até o dia 5, custo revisto até o 10, relatório na mesa no 15. Fica em papel, na parede da sala.
A conversa de leitura
Uma hora por mês lendo o relatório junto. Nem sempre muda alguma coisa; muda sempre a pergunta da vez seguinte.
O que é feito, em que ordem e quem participa de cada parte
Seis semanas do primeiro encontro ao primeiro fechamento assinado. Cada linha aqui termina em um arquivo, uma folha ou uma rotina que passa a existir sem nós.
Leitura do que existe
Duas visitas ao escritório e uma ao depósito. Levantamos sistema, planilhas soltas, contratos de fornecedor e a agenda de pagamento.
Do seu lado: Sócio, responsável pelo escritório
Plano de contas e centros de custo
Escrevemos a árvore de contas e separamos loja, depósito e entrega como centros de custo. Entregamos a folha e o arquivo de importação.
Do seu lado: Responsável pelo escritório
Rotina de lançamento
Regulamento curto: quem lança, com que documento, em quantos dias. Treinamos duas pessoas na tela que elas usam todo dia.
Do seu lado: Quem digita nota e fecha caixa
Conciliação de banco e cartão
Amarramos extrato, arquivo da adquirente e o que o sistema registrou. As diferenças do mês anterior entram em uma lista com prazo.
Do seu lado: Financeiro
Custo por linha de produto
Preço de compra, frete, embalagem e a taxa que fica no cartão. Sai a ficha de custo das famílias que respondem pela maior parte das saídas.
Do seu lado: Compras e sócio
Orçamento e primeiro fechamento
Orçamento do ano por centro de custo, calendário de fechamento colado na parede e o primeiro relatório lido em reunião.
Do seu lado: Sócios e escritório
Três maneiras de trabalhar com a gente
Do levantamento avulso ao acompanhamento com reunião fixa todo mês. Os três começam pela mesma leitura da semana 1.
Uma entregaLevantamentoR$ 740
- Mapa de quem lança o quê
- Plano de contas em uma folha
- Lista de pendências com prazo
- Uma reunião de devolução
Seis semanasImplantaçãoR$ 3.520
- Tudo do levantamento
- Regulamento de lançamento escrito
- Conciliação de banco e cartão em pé
- Ficha de custo das linhas principais
- Orçamento do ano por centro de custo
Mês a mêsAcompanhamentoR$ 5.220
- Fechamento no calendário combinado
- Relatório mensal com indicadores de operação
- Reunião de leitura de uma hora
- Revisão do orçamento a cada trimestre
- Telefone aberto para dúvida de lançamento
O que chegou, o que foi feito e o que ficou na casa
Casos recentes, publicados com o aval de cada empresa e sem nome de loja, a pedido delas.
O caixa do dia era fechado em caderno e digitado no fim da semana.
O que fizemos. Trocamos o caderno por uma tela única de fechamento e mudamos a conferência para o dia seguinte.
O que ficou. Rotina diária de dez minutos e conciliação do mês pronta no dia 4.
Frete e quebra entravam em «despesas gerais» e ninguém sabia o tamanho.
O que fizemos. Criamos conta separada para cada um e amarramos ao romaneio da entrega.
O que ficou. Relatório mensal mostrando as duas linhas em separado, por rota.
A ficha de custo tinha só o preço da nota do fornecedor.
O que fizemos. Somamos frete, embalagem e a taxa que fica no cartão à ficha de cada família.
O que ficou. Planilha de custo revisada por compras toda vez que muda a tabela.
O orçamento do ano existia na cabeça do dono.
O que fizemos. Escrevemos o orçamento por centro de custo e marcamos revisão trimestral.
O que ficou. Uma folha por trimestre, comparando o combinado com o que aconteceu.
Dois sistemas diferentes, dois totais diferentes, nenhuma explicação.
O que fizemos. Definimos qual dos dois é a fonte oficial de cada linha e desligamos a duplicidade.
O que ficou. Um número só por assunto, com a origem anotada ao lado.
As seis perguntas que abrem quase toda primeira conversa
Respostas diretas, sem prometer nada que dependa do que acontece na loja.
Vocês trocam o nosso sistema?
Não. Trabalhamos com o que está instalado, inclusive quando é antigo. Se em algum momento a ferramenta virar o gargalo, dizemos qual parte trava e deixamos a escolha com você — sem indicação comprada de ninguém.
Quem faz o lançamento depois que vocês saem?
A sua equipe, como já fazia. A diferença é o regulamento escrito e o treinamento das duas pessoas que digitam.
Precisamos contratar alguém?
Em geral não. Na maioria das casas o problema é ordem, não gente: as mesmas duas pessoas dão conta quando a rotina tem dia marcado.
Nosso contador já não faz isso?
O escritório contábil cuida da obrigação fiscal, com prazo e formato próprios. O que montamos é o controle interno de gestão, que fala outra língua e serve para a decisão da semana.
E se o histórico estiver bagunçado?
Começamos do mês corrente e arrumamos o passado só até onde ele muda a leitura de hoje. Reconstruir três anos custa caro e serve pouco.
Quanto tempo a minha equipe perde nisso?
Na implantação, cerca de quatro horas por semana somando todo mundo. Depois, dez minutos por dia no fechamento e uma hora por mês na leitura.
Conte como os números chegam até você hoje
Na primeira conversa olhamos o que existe e dizemos, sem rodeio, o que dá para arrumar em seis semanas e o que fica para depois.
Escreva para o escritório
Conte quantas lojas existem, qual sistema está em uso e o que hoje é feito à mão.